Control horario para cadenas hoteleras: guía multi-sede 2026

Una cadena con ocho hoteles no se expone a una sanción de 7.500 €. Se expone a ocho. La falta de registro de jornada es una infracción grave y la Inspección de Trabajo la aprecia por centro de trabajo infractor: entre 751 € y 7.500 € en cada uno, según el grado, con los importes que fijó el Real Decreto 306/2024 desde el 1 de mayo de 2024.

El control horario de un grupo hotelero exige cuatro cosas que un sistema de establecimiento único no da: que cada hotel tenga su propio calendario laboral y su propia zona horaria; que el registro sea accesible desde cada centro, como pide el Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección; que cada jefe de departamento gestione solo a su equipo sin ver al resto del grupo; y que toda corrección de un fichaje quede trazada con quién la hizo, qué cambió exactamente y quién la aprobó. Sin esas cuatro, una cadena no tiene un sistema de control horario: tiene ocho sistemas que no cuadran entre sí.

Esta guía explica cómo se monta el registro de jornada en un grupo con varios establecimientos: qué exige la ley centro a centro, por qué se rompe lo que funcionaba con un solo hotel, los diez requisitos que debe cumplir el software, cómo ficha cada departamento —recepción, pisos, cocina, SPA— y cómo se implanta por fases sin parar la operación en temporada alta.

Si has llegado aquí buscando "control horario cadenas hoteleras", "software de fichaje para hoteles", "control horario multi-sede" o "registro de jornada en varios centros de trabajo", esta es la guía más completa que vas a encontrar.

Índice de contenidos

• La multa no es una: es una por cada hotel
• Por qué lo que funcionaba con un hotel se rompe con ocho
• Los 10 requisitos de un control horario para una cadena hotelera
• Multi-sede de verdad: cada hotel con su huso y su calendario
• Delegar en cada hotel sin abrir toda la cadena
• La prueba ante la Inspección: trazabilidad y doble confirmación
• Turnos rotativos, partidos y temporada alta
• Horas extra y bolsa de horas: compensar o pagar, con rastro
• Cómo ficha cada departamento del hotel
• Integración con nómina, PMS y ERP
• Acceso corporativo: entrar con Microsoft 365 o Google Workspace
• Automatizar la vigilancia: asistente de IA e informes recurrentes
• Comunicar a un solo hotel o a un solo departamento
• Implantación en una cadena: plan por fases
• Cuánto cuesta para un grupo hotelero
• Preguntas frecuentes
• Conclusión

La multa no es una: es una por cada hotel

El registro diario de jornada es obligatorio en España desde el 12 de mayo de 2019, cuando el Real Decreto-ley 8/2019 modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Tres de sus obligaciones afectan de lleno a un grupo con varios establecimientos:

• Registro diario con hora de inicio y de fin de la jornada de cada persona, no solo el total de horas del mes.
• Conservación durante cuatro años, a disposición de la plantilla, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
• Accesible desde el centro de trabajo. El Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección establece que los registros deben permanecer en el centro de trabajo o ser accesibles desde él de forma inmediata. Para una cadena esto es lo determinante: el inspector que entra en tu hotel de Lanzarote tiene que poder ver el registro de ese hotel allí mismo, no esperar a que la central se lo envíe.

Cuánto se paga, y por qué se multiplica

No llevar el registro de jornada se tipifica como infracción grave en el artículo 7.5 de la LISOS. La sanción se gradúa en tres tramos: de 751 € a 1.500 € en grado mínimo, de 1.501 € a 3.750 € en grado medio y de 3.751 € a 7.500 € en grado máximo. Son los importes actualizados por el Real Decreto 306/2024, de 23 de abril, en vigor desde el 1 de mayo de 2024. La Inspección elige el grado según el número de trabajadores afectados, la reincidencia, la intencionalidad y la capacidad económica de la empresa.

La diferencia entre un hotel independiente y una cadena está en el sujeto de la infracción: se aprecia por centro de trabajo. Un grupo con seis establecimientos y el mismo defecto repetido en todos no recibe un expediente: recibe seis. Y cuando el defecto es sistémico —el mismo Excel mal llevado replicado en toda la cadena— la reincidencia empuja el grado hacia arriba, no hacia abajo.

Hostelería es el sector más inspeccionado de España

Los datos de la Memoria anual de la Inspección de Trabajo sitúan a la hostelería como el sector con más infracciones detectadas, en torno al 20 % del total, por delante de la construcción y del comercio. Además, las campañas se intensifican precisamente en los meses de temporada turística, cuando la contratación se dispara y el cuadrante se descuadra. Es decir: el momento en que tu operación está más tensa es el momento en que es más probable que llamen a la puerta.

Qué pasa con el fichaje digital obligatorio

A día de hoy, el real decreto que impondría el registro digital obligatorio —con acceso remoto de la Inspección y sanciones calculadas por trabajador afectado en lugar de por empresa— sigue sin publicarse en el BOE: el Gobierno lo aplazó a septiembre de 2026. Mientras no se publique, la obligación vigente es la de 2019, que todavía admite papel u hoja de cálculo.

Para una cadena, esperar es la peor estrategia posible. Unificar el control horario de ocho establecimientos no es cambiar una app: es un proyecto que toca RRHH, dirección de cada hotel, IT y el departamento laboral, y que necesita una temporada baja para hacerse bien. Quien empiece cuando el decreto se publique lo hará con el plazo encima y en plena operación. Puedes seguir el estado de la norma en nuestra guía sobre la nueva ley de control horario 2026.

Por qué lo que funcionaba con un hotel se rompe con ocho

Desarrollamos JornAda en Mallorca, rodeados de hoteles: nuestros primeros clientes fueron establecimientos de la isla, y hoy nos usan más de 3.000 empresas. El patrón que vemos una y otra vez cuando entra un grupo con varios establecimientos es siempre el mismo: cada hotel había resuelto el fichaje por su cuenta —uno con un Excel, otro con una hoja firmada en recepción, otro con una app distinta que trajo un director anterior— y la central no descubría las divergencias hasta el cierre de nómina, cuando ya no quedaba margen para corregir nada.

No es dejadez. Es que un grupo hotelero acumula seis complejidades que un establecimiento único no tiene:

• Husos horarios distintos. Un grupo con hoteles en Canarias y en la península trabaja con una hora de diferencia. Si el sistema muestra los fichajes en la hora de quien consulta, el turno de noche de Tenerife aparece descuadrado desde la central de Madrid.
• Calendarios laborales distintos. Los festivos autonómicos y locales cambian de un establecimiento a otro. Un festivo local en Calvià no lo es en Marbella. Un calendario único para toda la empresa genera horas previstas falsas en la mitad de la cadena.
• Convenios provinciales distintos. El ALEH fija el marco estatal del sector, pero las cifras concretas las pone el convenio provincial del lugar donde está el centro de trabajo, no el del domicilio social del grupo. Con hoteles en tres provincias se aplican tres marcos.
• Turnos rotativos y partidos. Recepción cubre 24 horas en tres relevos, pisos entra a las siete, cocina hace jornada partida con un corte largo. Nada de eso encaja en un horario fijo de oficina.
• Rotación y personal de temporada. Un grupo estacional puede duplicar plantilla en junio y devolverla en octubre. Dar de alta a 200 personas de una en una no es viable.
• Mando intermedio real. La gobernanta, el jefe de recepción y el jefe de cocina son quienes conocen el cuadrante y quienes deben corregir un fichaje. Pero ninguno debe ver los datos de otro hotel del grupo, ni los del resto de departamentos.

Si tu caso es un único establecimiento, la versión corta de todo esto está en nuestra guía de control horario en hostelería para restaurantes y hoteles. Esta guía es la de un grupo.

Los 10 requisitos de un control horario para una cadena hotelera

Este es el listado con el que conviene evaluar cualquier candidato. Si el proveedor falla en los cuatro primeros, no es un sistema multi-sede: es un sistema de un hotel vendido varias veces.

• 1. Sede como entidad real, no como etiqueta. Cada establecimiento debe ser un centro de trabajo con su propia configuración, no un campo de texto en la ficha del empleado.
• 2. Zona horaria por sede. Los fichajes de cada hotel deben mostrarse en la hora local de ese hotel, independientemente de dónde esté quien consulta.
• 3. Calendario laboral por sede. Festivos nacionales, autonómicos, locales y de empresa definidos establecimiento a establecimiento, y descontados de las horas previstas.
• 4. Permisos delegables por equipo. Poder dar a la gobernanta acceso a los fichajes de su equipo y a nada más, con cada capacidad activable por separado.
• 5. Trazabilidad completa de correcciones. Quién cambió un fichaje, qué valor tenía antes, cuál tiene ahora, por qué motivo y quién lo aprobó. Esto es lo que se le enseña a un inspector.
• 6. Métodos de fichaje mixtos y limitables por persona. Recepción desde la web, pisos con tarjeta en un punto común, dirección desde el móvil. Y poder bloquear métodos por empleado.
• 7. Cuadrante que soporte turnos rotativos y partidos, con asignación en bloque para varias personas y varios días a la vez, y filtrable por sede y por departamento.
• 8. Control de horas extra con límite anual visible, y la opción de compensarlas con descanso o abonarlas, dejando constancia de lo que se decidió.
• 9. Exportación por sede y por periodo, en CSV para la gestoría y en PDF formateado para archivar o entregar.
• 10. API abierta y documentada para volcar horas a la nómina sin que nadie reescriba datos a mano.

Añade dos más si tu departamento de IT participa en la decisión: acceso con la cuenta corporativa (para no gestionar 400 contraseñas nuevas) y altas masivas por archivo, imprescindible con personal de temporada.

Multi-sede de verdad: cada hotel con su huso y su calendario

En JornAda, cada establecimiento del grupo se da de alta como una sede, y una sede es un centro de trabajo completo, no una etiqueta. Cada una tiene sus propios empleados asignados, su propia pestaña de calendario y su propia configuración. Dos consecuencias prácticas para una cadena:

• Zona horaria propia por sede. Cada sede tiene su huso, y es el que se usa para mostrar las horas de fichaje de sus empleados en todas las pantallas. Un grupo con hoteles en Canarias y en la península ve cada fichaje en la hora local de su centro, no en la del navegador de quien lo está mirando desde la central. Es la diferencia entre un turno de noche que cuadra y una discusión mensual con el director del hotel.
• Calendario laboral propio por sede. El calendario no es único para toda la empresa: se define en cada sede, y admite festivos nacionales, autonómicos, locales y de empresa. Se pueden importar los festivos nacionales de un país y un año de golpe, y añadir a mano los locales de cada municipio. Los festivos de la sede no generan horas previstas, así que entran directamente en el cálculo del balance de horas y de los informes, y se pintan en el cuadrante.

A partir de ahí, la sede funciona como filtro transversal: los fichajes, los informes, el cuadrante y el listado de empleados se pueden acotar a un establecimiento concreto. La central ve el grupo entero; el director de hotel ve su hotel. Si te sirve de referencia para los festivos locales, tenemos publicado el calendario laboral 2026 de Baleares por municipio.

Delegar en cada hotel sin abrir toda la cadena

Este es el requisito que más candidatos suspenden, y el que decide si el sistema se usa o se abandona. En una cadena, quien corrige un fichaje no es RRHH central: es la gobernanta que sabe que ayer una camarera de pisos se fue media hora más tarde. Pero esa gobernanta no debe ver la nómina de nadie, ni los datos del hotel de al lado.

La estructura se define en el organigrama: creas equipos —Pisos, Recepción, Cocina, Mantenimiento, SPA—, les asignas un responsable y decides, uno por uno, qué puede hacer ese responsable sobre su gente. Son ocho permisos independientes, agrupados por área:

• Ver fichajes del equipo: acceso a los fichajes y al balance de horas de sus miembros, con sus exportaciones.
• Aprobar o rechazar modificaciones de fichajes del equipo: permite corregir fichajes, resolver los cambios pendientes y rellenar fichajes en bloque desde el cuadrante.
• Ver ausencias del equipo: acceso a las ausencias de su gente.
• Crear o eliminar ausencias del equipo: darlas de alta y borrarlas, y bloquear o quitar vacaciones desde el cuadrante.
• Aprobar o rechazar ausencias del equipo: resolverlas, nunca las propias.
• Acceso al cuadrante del equipo: ver y gestionar la planificación de sus miembros.
• Gestionar usuarios del equipo: ver y gestionar a los miembros de sus equipos.
• Gestionar documentos del equipo: los documentos de su gente y sus carpetas compartidas.

Un responsable solo tiene esas capacidades sobre las personas de los equipos que lidera, y solo para los permisos que se le hayan activado. Y hay una salvaguarda que importa en una organización grande: el responsable puede entrar al organigrama a gestionar los miembros de su equipo, pero el nombre, el responsable y los permisos le aparecen en modo consulta. Nadie puede ampliarse sus propios permisos. Eso queda reservado a la administración del grupo.

El resultado típico en una cadena: RRHH central administra, cada director de hotel ve su establecimiento, y cada jefe de departamento gestiona su turno. Puedes ver cómo se organiza en la página de gestión de equipos.

La prueba ante la Inspección: trazabilidad y doble confirmación

Una inspección en hostelería no suele acabar en "no tenéis registro". Acaba en "este registro no refleja lo que pasó". La sospecha habitual es que las horas se han retocado a posteriori para que cuadren con el convenio. Frente a eso, lo que te defiende no es tener los datos: es poder demostrar que no se han tocado, o que si se tocaron fue con motivo y con el visto bueno del propio trabajador.

Qué queda registrado en cada fichaje

Cada entrada y cada salida guardan por separado el método con el que se registraron: aplicación móvil, web, tarjeta RFID, PIN, integración por API, importación o cierre automático del sistema. Por eso un mismo tramo puede haberse abierto desde la app y cerrado desde la web, y se ve. Si el dispositivo lo permite, se guarda también la ubicación de la entrada y de la salida, con la precisión en metros que reporta el dispositivo: un móvil con GPS suele dar entre 5 y 20 metros, mientras que un ordenador sin GPS resuelve la posición por WiFi o IP y puede desviarse kilómetros. Guardar esa precisión es lo que permite saber si la dirección que aparece en un informe significa algo o no.

La doble confirmación

Los cambios sobre un fichaje no se dan por buenos automáticamente. Necesitan el visto bueno de las dos partes:

• Si un administrador o un responsable modifica el día de un empleado, el cambio queda pendiente de que el empleado lo acepte, y este recibe un aviso.
• Si el empleado modifica su propio día, el cambio queda pendiente de que la administración lo apruebe.
• Si la misma persona edita y es la afectada, queda aprobado directamente.

Una modificación solo se considera aprobada cuando ambas partes dan el visto bueno, y si cualquiera de las dos la rechaza, el día vuelve exactamente a como estaba antes. Además, toda corrección exige indicar un motivo —olvidé fichar la entrada, olvidé fichar la salida, fichaje duplicado, ajuste manual, corrección masiva, o uno propio— que queda guardado.

El historial de cada día muestra, por cada modificación, quién la pidió y cuándo, el detalle exacto de lo que cambia (de qué hora a qué hora), el motivo, su estado y quién y cuándo la revisó. Es, literalmente, el documento que se le pone delante a un inspector: no "estas son las horas", sino "estas son las horas, y este es el rastro de cada minuto que se corrigió, con la firma del trabajador".

Lo que se entrega

Los informes generan una fila por empleado y día de todo el periodo —incluidos los días de descanso y de ausencia, no solo los que tienen fichaje— y se filtran por sede, equipo y persona. Se descargan en CSV para la gestoría y en PDF formateado con los datos fiscales de la empresa y una sección por empleado, listo para archivar como registro de jornada. Entre sus columnas están las horas programadas, trabajadas, de ausencia y computadas, las incidencias automáticas (el habitual "Sin fichaje"), el motivo de la última corrección y una columna Modificado que indica si ese día tiene correcciones en su historial. Un informe cubre como máximo un año seguido, que es también el horizonte con el que suele trabajar una inspección.

Turnos rotativos, partidos y temporada alta

El cuadrante es una rejilla con los empleados en filas y los días en columnas, con vista mensual, semanal y diaria. La vista diaria coloca los tramos de cada persona sobre una línea de tiempo, que es la única forma razonable de ver si recepción tiene las 24 horas cubiertas y si el relevo de noche solapa con el de mañana.

Para una cadena, tres detalles cambian el día a día:

• Filtro por sede y por equipo. Puedes trabajar sobre el cuadrante de un solo hotel, o de un solo departamento dentro de ese hotel. Con 400 personas en el grupo, esto no es una comodidad: es la diferencia entre usar la pantalla y no usarla.
• Asignación en bloque. Seleccionas varias personas y un rango de fechas, o celdas concretas de empleado y día, y aplicas la jornada de una vez. Puedes usar la jornada tal cual o personalizar su horario solo para esa asignación, sin tocar la plantilla original: útil cuando el turno de agosto no es el de febrero.
• Vacaciones y fichajes en bloque. Puedes bloquear vacaciones para varias personas y días a la vez, y rellenar fichajes de varios días de golpe, tomando el horario previsto de cada día o metiendo los tramos a mano. Sigue exigiendo motivo y pasa por la misma doble revisión, así que la vía rápida no crea un agujero de trazabilidad.

El cuadrante del periodo que estés viendo se descarga en PDF para colgarlo o repartirlo, y los turnos que quedan abiertos porque alguien olvidó fichar la salida se pueden cerrar de forma automática cuando la jornada tiene esa opción activada, marcándolos como cierre automático para no confundirlos con un fichaje real.

Personal de temporada: altas en bloque y licencias que se liberan

Dos cosas que importan a un grupo estacional. La primera: los empleados se pueden dar de alta en bloque desde un CSV o un Excel, con una vista previa que separa las filas válidas de las que tienen errores antes de confirmar nada. Doscientas altas de junio dejan de ser doscientos formularios.

La segunda: desactivar a un empleado libera su licencia al momento, sin perder sus datos ni su historial de fichajes, ausencias y documentos. Cuando el equipo de temporada se va en octubre, no pagas por licencias vacías durante el invierno, y si esa persona vuelve la temporada siguiente, su historial sigue ahí.

Horas extra y bolsa de horas: compensar o pagar, con rastro

Las horas extra son, junto con el registro, el otro foco de las inspecciones en hostelería. El límite legal es de 80 horas extraordinarias al año por trabajador (artículo 35.2 del Estatuto de los Trabajadores), y el Estatuto permite compensarlas con descanso dentro de los cuatro meses siguientes en lugar de abonarlas, si así se acuerda. Sin un registro fiable es imposible demostrar que se respeta el límite, y en un grupo donde cada hotel lleva su cuenta aparte el total anual real no lo conoce nadie.

En el balance de horas se ve, por persona y periodo, lo previsto frente a lo trabajado y el saldo resultante. Dos matices que conviene entender antes de discutir cifras con un comité:

• El tiempo de cortesía. Se configura un margen de tolerancia de hasta 60 minutos alrededor de la hora de entrada y de salida: los fichajes hechos dentro de ese margen no suman ni restan en el balance. Evita que fichar tres minutos antes genere saldo positivo. Importante: ese margen no se aplica a los informes, que muestran las horas fichadas tal cual, y por eso las dos pantallas pueden diferir en unos minutos. Sabiéndolo, deja de ser una sorpresa.
• El día en curso no se cuenta. La jornada de hoy aún no ha terminado, así que no entra en el balance.

Cuando toca liquidar, las compensaciones de tiempo registran los minutos a compensar, si se pagan o se descansan, y en su caso la tarifa horaria y el importe. Y, como los fichajes, pasan por una doble aprobación de administración y empleado. Queda constancia de lo que se acordó, que es exactamente lo que falta cuando una reclamación llega dos años después. Si necesitas el cálculo, tenemos una guía específica de cómo calcular las horas extra en España.

Cómo ficha cada departamento del hotel

En un hotel no todo el mundo tiene móvil de empresa ni ordenador, y ese es el punto donde fracasan la mayoría de las implantaciones. La regla práctica: un método por perfil, no un método para todos.

• Pisos y limpieza: punto de fichaje común. Se comparte o imprime un enlace con código QR y se deja una tablet en la entrada de personal, donde cada persona ficha con su tarjeta RFID o con un PIN de 4 a 6 dígitos. Dos segundos, sin app y sin móvil personal. Es el método que mejor funciona en departamentos con alta rotación.
• Recepción: desde la web, en el propio puesto, sin instalar nada.
• Cocina y sala: tablet en modo kiosco a la entrada de cocina, o la app móvil si el equipo la usa.
• Mantenimiento, comerciales y dirección: app móvil, con la ubicación del fichaje registrada si el dispositivo lo permite.

Cada empleado tiene además una casilla por método —PIN, RFID, web, aplicación y API— que la administración activa o bloquea individualmente. Si un fichaje llega por un método bloqueado, se rechaza. Sirve para lo obvio (que la gobernanta no pueda fichar desde casa) sin obligar a poner la misma regla a toda la plantilla. Más detalle en la página de modo kiosco y en nuestro artículo sobre control horario con RFID por WiFi, que en un hotel evita tirar cable y montar servidores por establecimiento.

Integración con nómina, PMS y ERP

En un grupo, el control horario que no habla con la nómina genera un trabajo manual que se paga cada mes. JornAda expone una API REST pública con la que el equipo de IT o la gestoría automatizan el volcado. Los datos concretos, para que puedas valorarlos antes de una reunión técnica:

• Autenticación por cabecera x-api-key, con una clave por empresa que solo se muestra completa al crearla y se guarda hasheada.
• Ámbito automático: la clave determina de qué empresa son los datos, así que ninguna llamada puede salirse del grupo.
• Límite de 300 peticiones cada 15 minutos, con cabeceras que informan del límite, lo que queda y cuándo se reinicia la ventana, para que la integración pueda regular su ritmo.
• Lectura: empresa, empleados (filtrables por sede), sedes, equipos, jornadas, horario asignado, fichajes diarios, ausencias, contratos y balance de horas.
• Escritura: fichar entrada y salida, crear y editar jornadas, asignar una jornada y asignar un turno semanal flexible a una o varias personas.

Con eso se cubren los dos casos reales de una cadena: volcar las horas del mes a la nómina y registrar fichajes desde otro sistema que ya esté en el hotel. Conviene saber también qué no se expone por API: la gestión de documentos, las publicaciones, las compensaciones del balance de horas, las aprobaciones de ausencias y de modificaciones, y las tareas recurrentes del asistente. Todo eso vive en la plataforma. Los detalles de cada endpoint están en nuestro artículo sobre la API de JornAda.

Acceso corporativo: entrar con Microsoft 365 o Google Workspace

Cuatrocientas personas significan cuatrocientas contraseñas que alguien tiene que crear, comunicar y restablecer. Para evitarlo, JornAda permite entrar con la cuenta corporativa: hay inicio de sesión con Microsoft y Google tanto en la web como en la aplicación móvil, y con Apple en la app de iOS. Si el grupo ya trabaja con Microsoft 365 o Google Workspace, el personal de oficina y los mandos entran con las credenciales que ya usan, sin una contraseña nueva que olvidar.

Un matiz honesto, porque en una evaluación de IT importa: se trata de inicio de sesión con el proveedor de identidad mediante OpenID Connect, no de una federación SAML con provisión automática de usuarios por tenant. Si tu pliego exige SAML y aprovisionamiento SCIM, dilo en la primera reunión y lo valoramos; si lo que necesitas es que la gente no gestione otra contraseña, ya está resuelto. Para el personal operativo que ficha con tarjeta o PIN, además, la cuestión no aplica: no necesita cuenta de correo para fichar.

Automatizar la vigilancia: asistente de IA e informes recurrentes

En una cadena, el problema no es tener los datos: es que nadie tiene tiempo de mirarlos hasta que hay un conflicto. JornAda incluye un asistente de IA con el que la administración consulta los datos del grupo en lenguaje natural: quién no ha fichado hoy, cuántas horas se han trabajado en un hotel esta semana, qué ausencias están pendientes de aprobar, qué jornada tiene asignada una persona. Responde sobre empleados, fichajes, balance de horas, ausencias, horarios, jornadas, equipos, sedes, contratos y datos de la empresa, acompaña las respuestas con tablas y gráficos cuando ayudan, y los informes que genera se descargan en PDF desde la propia respuesta.

También puede proponer cambios —asignar una jornada, asignar un turno semanal flexible a varias personas, crear o editar una jornada— siempre con una tarjeta de confirmación previa: nada se ejecuta hasta que alguien pulsa Confirmar, y esas acciones solo están disponibles para la administración de la empresa.

Lo más útil para un grupo son las tareas automáticas: informes que se ejecutan solos cada hora, día, semana, mes o año, con envío por email a los destinatarios que elijas y un historial de ejecuciones. El caso típico es un informe de horas y de gente sin fichar por establecimiento, cada lunes, a la dirección de cada hotel y a RRHH central. En el plan gratuito se permite 1 tarea activa con frecuencias semanal, mensual o anual; con el complemento del asistente contratado, hasta 20 tareas activas y también frecuencias diaria y por horas. El asistente responde siempre dentro del ámbito de tu propia empresa y nunca accede a datos de otra.

Al margen de la IA, hay avisos que conviene activar el primer día: alerta cuando alguien lleva más de una hora sin fichar desde el inicio de su turno, informe diario con los fichajes del día anterior (ausencias, llegadas tarde, horas de más o de menos y quién olvidó fichar la salida), y alertas de contrato próximo a vencer y de DNI a punto de caducar, que en plantillas con mucha contratación temporal y personal extranjero ahorran más de un problema.

Comunicar a un solo hotel o a un solo departamento

Un detalle que suele decidir la compra cuando participa dirección de operaciones: las publicaciones internas se pueden dirigir a toda la empresa o solo a determinadas sedes, equipos o roles. Los criterios se cruzan entre sí, así que puedes lanzar un aviso que vean únicamente las personas del equipo de Pisos que además están en el hotel de Palma. Aparecen en el panel de inicio de sus destinatarios y en la app, tienen página propia con enlace compartible, y según las preferencias de cada persona pueden llegar por email o notificación push.

Sustituye al cartel en el office y al grupo de WhatsApp, con la ventaja de que el cambio de turno de un hotel no llega a los otros siete. Y para la documentación laboral —nóminas, contratos, anexos— la gestión documental incluye subida inteligente con OCR para repartir un PDF masivo de nóminas a cada persona y firma de documentos, que en un grupo con varios cientos de empleados es donde de verdad se recupera tiempo cada mes.

Implantación en una cadena: plan por fases

Nadie enciende ocho hoteles el mismo lunes. El orden que mejor funciona, por lo que vemos en grupos que ya lo han hecho:

• Fase 1 — Estructura (1-2 semanas). Dar de alta las sedes con su zona horaria, cargar el calendario de festivos de cada una (importando los nacionales y añadiendo los locales del municipio) y crear las jornadas tipo: recepción mañana, tarde y noche, pisos, cocina partida, oficina.
• Fase 2 — Plantilla. Importar los empleados en bloque desde un archivo, asignarlos a su sede, crear sus contratos con los días de vacaciones que correspondan y repartir PIN y tarjetas RFID a los departamentos que vayan a fichar en un punto común.
• Fase 3 — Gobierno. Montar el organigrama por departamentos, nombrar responsables y activar solo los permisos que cada uno necesite. Esta fase es la que hay que hacer despacio: es la que determina que el sistema se use.
• Fase 4 — Piloto en un hotel (2-4 semanas). Un solo establecimiento en real, preferiblemente de tamaño medio y con un director implicado. Aquí salen las excepciones que no estaban en el plan: el turno que cruza medianoche, el extra que viene tres días, la persona que hace jornada en dos hoteles.
• Fase 5 — Despliegue al resto, hotel a hotel, con la configuración ya probada.
• Fase 6 — Automatización. Activar las alertas, programar los informes recurrentes por establecimiento y conectar la API con la nómina.

Y un consejo de calendario que no tiene nada que ver con el software: haz las fases 1 a 4 en temporada baja. Implantar control horario en un hotel a mediados de agosto es la forma más segura de que el proyecto se recuerde como un problema.

Cuánto cuesta para un grupo hotelero

La escala pública de JornAda va de 5 a 50 licencias: desde 10 €/mes por 5 licencias (2 €/usuario/mes) hasta 70 €/mes por 50 licencias (1,40 €/usuario/mes), con todas las funcionalidades incluidas en cualquier plan y el precio por usuario bajando a medida que sube el volumen. Puedes consultarla en nuestra página de precios.

Por encima de 50 licencias, que es donde está cualquier cadena, el precio se cierra con una propuesta personalizada: no publicamos una tarifa para 300 o 800 empleados porque depende del volumen, del número de establecimientos y de si el grupo quiere los complementos de asistente de IA y soporte prioritario. Lo que sí puedes dar por hecho es la dirección de la curva: cuantas más licencias, menor coste por usuario.

Una nota práctica de gestión de licencias: el límite cuenta empleados activos. Desactivar a alguien libera su licencia al instante sin perder su historial, así que un grupo estacional dimensiona por su plantilla de temporada alta y no paga por el equipo que no está en invierno. Para una propuesta, escríbenos desde la página de contacto indicando número de establecimientos y de empleados en temporada alta y baja.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio el registro de jornada en cada hotel de la cadena?

Sí. La obligación del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores se cumple respecto de toda la plantilla, y la Inspección aprecia el incumplimiento por centro de trabajo. Cada establecimiento del grupo debe tener el registro de su gente, y una cadena con seis hoteles puede recibir seis expedientes por el mismo defecto repetido.

¿El registro tiene que estar físicamente en cada hotel?

Tiene que estar en el centro de trabajo o ser accesible desde él de forma inmediata, según el Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección de Trabajo. Un sistema en la nube al que se accede desde el propio hotel cumple; un archivo que solo existe en el ordenador de la central, no.

¿Cuánto puede multar la Inspección a una cadena hotelera?

No llevar el registro de jornada es infracción grave y se sanciona entre 751 € y 7.500 € según el grado —751 a 1.500 € en mínimo, 1.501 a 3.750 € en medio y 3.751 a 7.500 € en máximo—, con los importes del Real Decreto 306/2024 vigentes desde el 1 de mayo de 2024. Al apreciarse por centro de trabajo, el importe se multiplica por el número de establecimientos afectados.

¿Ya es obligatorio el fichaje digital en 2026?

No. El real decreto que impondría el registro digital obligatorio, con acceso remoto de la Inspección y sanciones por trabajador afectado, sigue sin publicarse en el BOE y se aplazó a septiembre de 2026. La obligación vigente es la de 2019, que todavía admite papel u hoja de cálculo, aunque no sea recomendable.

¿Cuántos años hay que conservar el registro?

Cuatro años, a disposición de la plantilla, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

¿Puede cada hotel tener su propio calendario laboral y su zona horaria?

Sí. En JornAda cada sede tiene su propio calendario de festivos —nacionales, autonómicos, locales y de empresa— y su propia zona horaria, que es la que se usa para mostrar los fichajes de sus empleados. Un grupo con hoteles en Canarias y en la península ve cada fichaje en la hora local de su centro.

¿Cómo se registra la jornada en turnos partidos y rotativos?

Un día admite varios tramos de entrada y salida, así que una jornada partida se registra como dos tramos. Los turnos que cruzan la medianoche se reconocen como tales: si la salida es anterior a la entrada, se entiende que corresponde al día siguiente. Los turnos rotativos se planifican en el cuadrante asignando jornadas distintas por rangos de fechas.

¿Cuántas horas extra se pueden hacer al año?

El límite es de 80 horas extraordinarias al año por trabajador (artículo 35.2 del Estatuto de los Trabajadores), sin contar las de fuerza mayor. Pueden abonarse o compensarse con descanso dentro de los cuatro meses siguientes. Las cuantías y condiciones concretas las fija tu convenio provincial de hostelería.

¿Cómo fichan los empleados que no tienen móvil de empresa?

Con tarjeta RFID o con un PIN de 4 a 6 dígitos en un punto de fichaje común: una tablet en la entrada de personal a la que se accede por un enlace con código QR. Es el método habitual en pisos, cocina y limpieza, y no requiere que nadie use su móvil personal.

¿Puede un jefe de departamento ver solo a su equipo?

Sí, y es lo recomendable. En el organigrama se nombra un responsable por equipo y se le activan uno a uno los permisos que necesite, sobre ocho posibles. Solo puede actuar sobre las personas de los equipos que lidera, y no puede modificar sus propios permisos.

¿Se puede integrar con la nómina o con el PMS del hotel?

Sí, a través de la API REST pública, con la que se leen fichajes, ausencias, contratos y balance de horas, y se pueden registrar fichajes desde otro sistema. No hay un conector empaquetado para cada software de nómina: la integración se construye sobre la API, que está documentada endpoint a endpoint.

¿Qué pasa con el personal de temporada?

Se da de alta en bloque importando un archivo CSV o Excel, con vista previa de errores antes de confirmar. Al terminar la temporada, desactivar a esa persona libera su licencia al momento sin perder su historial de fichajes, ausencias ni documentos, y si vuelve al año siguiente sigue todo ahí.

Conclusión

Para un grupo hotelero, el control horario dejó de ser un trámite de cumplimiento el día que la sanción empezó a contarse por centro de trabajo. Ocho establecimientos con ocho sistemas distintos no son ocho problemas pequeños: son un riesgo que se multiplica y una nómina que se cierra a ciegas todos los meses.

Lo que distingue a un sistema que aguanta una cadena de uno que no es concreto y se puede comprobar en una demo: sedes con su propio huso y su propio calendario, permisos delegables departamento a departamento, trazabilidad de cada corrección con el visto bueno del trabajador, un cuadrante que entienda turnos rotativos y partidos, y una API para que las horas lleguen a la nómina sin que nadie las teclee. JornAda cumple las cinco, está desarrollado en Mallorca —donde el hotel no es un caso de uso teórico— y lo usan más de 3.000 empresas.

Si estás evaluando proveedores, lleva a la reunión el listado de los 10 requisitos de esta guía y pide que te lo demuestren en pantalla, no en un folleto. Cuando quieras verlo con tus propios establecimientos, empieza tu prueba gratuita o pídenos una propuesta para tu grupo indicando cuántos hoteles y cuántas personas tenéis en temporada alta.

Guía elaborada por el equipo de JornAda (Softnat S.L.), especialistas en fichaje y control horario. Última actualización: agosto de 2026. Las cuantías de las sanciones y el estado de la tramitación del real decreto de registro digital se corresponden con la normativa vigente en esa fecha; conviene verificarlos antes de tomar decisiones.